Esta Política descreve como a SmartMinutes trata dados pessoais em sua plataforma de análise de reuniões comerciais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).
1. Papéis das partes
A SmartMinutes atua como operadora dos dados pessoais tratados dentro da plataforma. A empresa cliente que contrata o serviço é a controladora: é ela quem decide quais reuniões são gravadas, quem tem acesso e por quanto tempo os dados permanecem.
Em relação aos dados de cadastro e cobrança dos seus próprios clientes, a SmartMinutes atua como controladora.
2. Dados que tratamos
Dados de cadastro e uso Nome, e-mail corporativo, telefone, empresa, cargo, papel de acesso e registros de uso da plataforma.
Dados de reuniões Gravação de áudio e vídeo, transcrição do que foi dito, identificação dos participantes (nome e e-mail), data, duração e plataforma utilizada, além das análises geradas por inteligência artificial sobre a conversa.
Dados de agenda Título, data, participantes e link das reuniões dos calendários conectados (Google Calendar ou Microsoft Outlook), usados exclusivamente para identificar as reuniões a serem capturadas.
Dados de CRM Informações do negócio e do contato sincronizadas com o CRM da empresa cliente (HubSpot ou RD Station), incluindo os campos preenchidos automaticamente a partir das reuniões.
Conversas de mensageria Quando a empresa cliente conecta o WhatsApp comercial, tratamos o conteúdo das conversas e os resumos gerados a partir delas.
Dados de cobrança Razão social, CNPJ e informações necessárias à emissão de cobrança, processados pelo nosso parceiro de pagamentos.
3. Gravação de reuniões e consentimento
Este é o ponto que exige mais atenção da empresa contratante.
Ao entrar em uma reunião, o assistente da SmartMinutes é visível para todos os participantes como um participante identificado na chamada. Ainda assim, é responsabilidade da empresa contratante informar os participantes de que a reunião está sendo gravada e analisada, e obter as autorizações aplicáveis — inclusive de pessoas externas à organização.
A SmartMinutes disponibiliza os controles técnicos para isso (identificação do assistente, possibilidade de não gravar determinadas reuniões e exclusão de gravações), mas não substitui a obrigação legal da controladora.
4. Finalidades do tratamento
Tratamos os dados para: executar o serviço contratado (gravar, transcrever e analisar reuniões); gerar avaliações de desempenho e recomendações para o time comercial; sincronizar informações com o CRM da empresa; operar a plataforma, incluindo suporte, segurança e faturamento; e cumprir obrigações legais.
Não vendemos dados pessoais. Não usamos o conteúdo das reuniões dos clientes para treinar modelos de inteligência artificial.
5. Bases legais
O tratamento se apoia na execução de contrato (art. 7º, V), no legítimo interesse para segurança e melhoria do serviço (art. 7º, IX), no cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) e, quando aplicável, no consentimento do titular (art. 7º, I).
6. Compartilhamento com terceiros
Para operar o serviço, contamos com fornecedores especializados que atuam como suboperadores, cada um com acesso limitado ao mínimo necessário para sua finalidade:
- Infraestrutura de nuvem e banco de dados — armazenamento e autenticação.
- Captura de reuniões — o assistente que ingressa na chamada, grava e transcreve.
- Processamento por inteligência artificial — análise das transcrições.
- Hospedagem da aplicação web.
- Integração com o CRM da empresa cliente — sincronização dos dados do negócio.
- Integração com mensageria — quando o WhatsApp comercial é conectado.
- Processamento de pagamentos — apenas dados de faturamento.
Todos os suboperadores são contratualmente obrigados a tratar os dados exclusivamente conforme nossas instruções e a manter medidas de segurança compatíveis com as descritas nesta Política. Não há compartilhamento para fins publicitários e não vendemos dados a terceiros.
Alguns fornecedores processam dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência internacional observa as salvaguardas do art. 33 da LGPD.
A relação nominal e atualizada dos suboperadores está disponível aos clientes mediante solicitação, e integra o Acordo de Tratamento de Dados (DPA) firmado na contratação.
7. Armazenamento e segurança
Os dados da plataforma são armazenados em infraestrutura na região São Paulo (AWS sa-east-1).
Adotamos medidas técnicas que incluem criptografia em trânsito (TLS) e em repouso, isolamento de dados por organização com controle de acesso em nível de banco de dados, autenticação individual com perfis de permissão, e links de gravação com validade temporária.
8. Retenção e exclusão
Os dados são mantidos enquanto durar o contrato com a empresa cliente. Encerrado o contrato, os dados são eliminados no prazo definido em contrato, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória previstas em lei.
A empresa cliente pode solicitar a exclusão de reuniões específicas a qualquer momento pelos canais de suporte.
9. Direitos do titular
Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode solicitar confirmação da existência de tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos ou desatualizados, anonimização ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamentos e revogação do consentimento.
Como atuamos majoritariamente como operadora, pedidos referentes a dados de reuniões devem ser encaminhados à empresa contratante (controladora). Encaminhamentos recebidos diretamente por nós serão direcionados a ela.
10. Cookies e medição de uso
Utilizamos cookies essenciais para autenticação e manutenção de sessão, e ferramentas de medição de audiência para entender o uso do site institucional. Os cookies de medição podem ser bloqueados nas configurações do navegador sem prejuízo ao funcionamento da plataforma.
11. Encarregado e contato
Para exercer direitos ou esclarecer dúvidas sobre esta Política, entre em contato pelo canal disponível em nosso site.
12. Alterações
Esta Política pode ser atualizada. A data da última revisão é indicada no início do documento, e mudanças relevantes serão comunicadas aos clientes.